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FOTO DE LA SEMANA: “Los mejores amigos”

La imagen fue capturada por Daniel Dórame.

Los invitamos a publicar fotografías de su agrado para esta sección semanal. Enviar fotos al correo: asanchez@colson.edu.mx

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Colson firma convenio con Legislativo de Guanajuato para mejorar control archivístico

Para planear, dirigir y controlar la generación, circulación, organización, conservación, uso, clasificación, transferencia y destino de los documentos creados en una institución, El Colegio de Sonora y el Poder Legislativo del Estado de Guanajuato firmaron un convenio de colaboración el pasado jueves 16 de octubre de 2014.

Presentes en la firma estuvieron el licenciado Jorge Arturo Espadas Galván, en su calidad de secretario general del H. Congreso del Estado de Guanajuato, y la rectora de El Colegio, doctora Gabriela Grijalva Monteverde.

Como testigos, licenciado Alberto Macías Páez, director del Diario de los Debates y del Archivo General del H. Congreso del Estado de Guanajuato, y el contador público Armando Valenzuela Ojeda, contralor general del COLSON.

Con esto El Colson se hace donatario del Sistema de Información de Administración de Documentos, diseñado ex profeso por el Congreso del Estado de Guanajuato, a través de la Dirección de Tecnologías de la Información.

Se pretende que esta herramienta tecnológica facilite a los responsables de Archivo de Trámite de la institución, la aplicación de los instrumentos de consulta y control archivístico, tales como el Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental e Inventarios documentales.

El sistema tiene como principales funciones la de proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad, facilitar su localización en el acervo documental y la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

Una Comisión de Archivo integrada por personal de la mayoría de las áreas de El Colson, se ha abocado a la tarea de elaborar el proyecto de creación del Archivo General de El Colegio de Sonora, cuyo propósito es que la institución cuente con un archivo ordenado bajo criterios compartidos y en apego a la normatividad aplicable, con el consecuente beneficio en la eficiencia y eficacia de procesos operativos.

Además de cumplir con lo estipulado en la ley federal y estatal en materia de archivos y sobre todo las leyes en materia de transparencia y acceso a la información, esta comisión de El Colson  iniciará conjuntamente con personal del Archivo General del Congreso de Guanajuato la gestión de la donación del sistema.

Previo a la firma del convenio se realizó una charla informativa sobre el sistema, sobre su utilidad, funcionamiento e implementación en el Congreso de Guanajuato, de modo que pueda replicarse su experiencia y trabajo en el Colson.